Ist ein Dokument einmal gespeichert, darf es nicht mehr geändert werden. Da in der Praxis viele Dokumente erneut bearbeitet werden müssen, muss das in diesem Fall dokumentiert werden. Werden Dateien mit dem Mac Finder oder dem Windows Explorer abgelegt, fehlt die lückenlose Dokumentation der Bearbeitungshistorie. Der Betriebsprüfer kann so nicht alle Änderungen einsehen.
Handelsübliche Speichermedien, wie eine Festplatte oder ein USB-Stick, können das Verändern, Überschreiben oder Löschen gespeicherter Dokumente nicht verhindern bzw. Zugriffe dieser Art nicht dokumentieren. Die beiden grundlegenden Anforderungen an Revisionssicherheit, nämlich Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit werden deshalb durch diese Speichermedien nicht gewährleistet.
Prinzipiell müssen alle Geschäftsvorgänge archiviert werden, die buchungsrelevant sind. Neben offensichtlichen Dokumenten, wie einer Rechnung, sind dies beispielsweise auch Geschäftskorrespondenz zu Bestellungen, Rabatten und Aufträgen, die zu einer Bestellung bzw. Rechnung führen. Eine Übersicht finden Sie hier:
| Für Betriebsprüfung relevante Dokumente | Jahre |
|---|---|
| Abhängigkeitsberichte | 10 |
| Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u. Ä. | 10 |
| Abschlagszahlungen | 10 |
| Abschlussbuchungsbelege | 10 |
| Abschlussübersicht (falls keine Bilanz erstellt wurde) | 10 |
| Abschreibungsunterlagen | 10 |
| Abwertungsbelege | 10 |
| Änderungsnachweis der EDV-Buchführung | 10 |
| Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) | 10 |
| Anhang | 10 |
| Anlagenkartei | 10 |
| Anlagenverzeichnis | 10 |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 10 |
| Anlagezu- und Abgangsmeldungen | 10 |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 10 |
| Ausfuhrunterlagen | 6 |
| Ausgangsrechnungen | 10 |
| Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) | 10 |
| Bankbelege | 10 |
| Beherrschungsverträge | 10 |
| Belege (soweit Buchungsgrundlage) | 10 |
| Belegzusammenstellungen | 10 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage | 10 |
| Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen) | 10 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 |
| Bewertungsunterlagen | 10 |
| Bewirtungsunterlagen und Belege | 10 |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 |
| Bilanzprotokoll (EDV) | 10 |
| Bilanzunterlagen (z. B. Debitorenliste) | 10 |
| Buchungsanweisungen | 10 |
| Buchungsbelege | 10 |
| Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion | 10 |
| Buchungsprotokolle (EDV) | 10 |
| Buchführungsprogramme | 10 |
| Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen | 10 |
| Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen | 10 |
| Computerausdrucke mit Kontoauszügen | 10 |
| Computerausdrucke mit Offene-Posten-Liste | 10 |
| Datenflusspläne für die EDV-Buchführung | 10 |
| Datenträger mit gespeicherten Buchungsanweisungen | 10 |
| Datenträger mit gespeicherten Buchungsbelegen | 10 |
| Datenträger mit gespeicherten Handelsbüchern | 10 |
| Datenträger mit gespeicherten Inventaren | 10 |
| Datenträger mit gespeicherten Konzernlageberichten | 10 |
| Datenträger mit gespeicherten Lageberichten | 10 |
| Dauerauftragsunterlagen (soweit Buchungsgrundlage) | 10 |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) | 10 |
| Depotauszüge | 10 |
| Depotbestätigungen | 10 |
| Depotbücher | 10 |
| Devisenunterlagen (allgemeine) | 6 |
| Dokumentation der EDV-Programme- u. Systeme | 10 |
| Dubiosenunterlagen (Auskünfte, Mahnungen), soweit Inventar | 10 |
| Edelmetallbestände und -umsätze | 10 |
| EDV-Journal | 10 |
| Effektenbuch | 10 |
| Einfuhrunterlagen | 6 |
| Eingangsrechnungen, s. a. Rechnungsdoppel | 10 |
| Eingangsrechnungen, s. a. Rechnungsdoppel | 10 |
| Einheitswertbescheide | 10 |
| Einnahmen-Überschussrechnung | 10 |
| Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB | 10 |
| Eröffnungsbilanz | 10 |
| Fahrtenbücher | 10 |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen (Buchungsbeleg) | 10 |
| Fakturier-Journal | 10 |
| Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung | 10 |
| Frachtbriefe und Frachtunterlagen | 6 |
| Freistempelabrechnungen | 10 |
| Fremdenbücher (Übernachtungsbetriebe) | 10 |
| Gehaltskonten | 6 |
| Gehaltslisten | 10 |
| Geschäftsberichte | 10 |
| Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) | 6 |
| Gesellschaftsverträge | 10 |
| Gewährleistungsverpflichtungen | 10 |
| Gewinnabführungsverträge | 10 |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) | 10 |
| Grundbuchauszüge | 10 |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 |
| Gutschriften | 10 |
| Gewinn- und Verlustrechnung | 10 |
| Handelsbilanz | 10 |
| Handelsbücher | 10 |
| Handelsregisterauszüge | 6 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 |
| Hauptbuch | 10 |
| Hauptbuchkonten | 10 |
| Hauptversammlungen (Protokolle) | 10 |
| Hilfsbücher (soweit Buchungsunterlagen) | 10 |
| Inkassobücher | 10 |
| Inventar | 10 |
| Inventarunterlagen | 10 |
| Jahresabschlüsse | 10 |
| Jahresabschlusserläuterungen | 10 |
| Jahresabschlusslisten | 10 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 |
| Jubiläumsunterlagen | 10 |
| Kapitalerhöhungsbilanz | 10 |
| Kapitalverkehrsteuerbelege | 10 |
| Kassenabrechnungen/-belege | 10 |
| Kassenberichte | 10 |
| Kassenbücher und -blätter | 10 |
| Kaufverträge | 10 |
| Konsignationslager-Unterlagen | 10 |
| Konsolidierungsunterlagen | 10 |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 |
| Kontenregister | 10 |
| Kontoauszüge (Girokonten auch Postgiro) | 10 |
| Kontokorrentbücher und -kontenkarten | 10 |
| Kontroll-Journal (EDV) | 10 |
| Konzernabschlüsse | 10 |
| Konzernlagebericht (einschl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen) | 10 |
| Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage) | 10 |
| Lageberichte | 10 |
| Lagerbuchführungen | 10 |
| Lastschrift- und Gutschriftunterlagen | 10 |
| Leergutabrechnungen | 6 |
| Lieferscheine | Frist endet mit dem Erhalt/Versand der Rechnung |
| Lizenzabrechnungen und -unterlagen (Buchungsunterlage) | 10 |
| Lohnbelege | 6 |
| Lohnkonten | 6 |
| Lohnlisten | 10 |
| Lohnunterlagen | 6 |
| Luftfrachtbriefe | 6 |
| Magnetbänder mit Buchungsfunktion | 10 |
| Materialentnahmescheine (soweit Buchungsunterlage) | 10 |
| Mietunterlagen, einschl. Grundstücksunterlagen, wenn Belegfunktion | 10 |
| Mietverträge, nach Vertragsende | 10 |
| Mikrofilme mit Buchungsbelegen | 10 |
| Mikrofilme mit Geschäftsbriefen | 6 |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 10 |
| Nebenbücher | 10 |
| OP-Listen (EDV) | 10 |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 |
| Organschaftsverträge | 10 |
| Pensionszahlungen (Unterlagen) | 10 |
| Pfändungsunterlagen | 10 |
| Portokassenbücher | 10 |
| Postgirobelege | 10 |
| Preislisten | 6 |
| Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm | 10 |
| Provisionsabrechnungen/-unterlagen (Buchungsunterlage) | 10 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 |
| Quittungen | 10 |
| Rechnungen | 10 |
| Rechnungen an Privatpersonen für Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück (2 Jahre Aufbewahrungspflicht für den Rechnungsempfänger) | 10 |
| Rechnungsdoppel über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen | 10 |
| Rechnungsdoppel (bestimmte Fälle des innergem. Rechnungsverkehrs nach § 14a Abs. 1 UStG) | 10 |
| Rechtsstreitfälle mit Unterlagen | 6 |
| Registrierkassenstreifen | 6 |
| Reisekostenabrechnungen | 10 |
| Repräsentationsaufwands-Unterlagen | 10 |
| Sachkonten | 10 |
| Saldenbestätigungen | 10 |
| Saldenbilanzen | 10 |
| Schadensunterlagen | 6 |
| Schecks | 10 |
| Schriftwechsel (allgemein) | 6 |
| Schuldtitel | 10 |
| Schuldurkunden, nach Zahlung | 10 |
| Sicherungsübereignungen | 6 |
| Skontounterlagen | 10 |
| Sozialversicherungsunterlagen (Buchungsbeleg) | 10 |
| Sparbücher | 10 |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 |
| Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten | 6 |
| Spendenbescheinigungen | 10 |
| Steuererklärungen | 10 |
| Steuerunterlagen | 10 |
| Stornobelege | 10 |
| Stundenzettel | 6 |
| Stundenzettel als Buchungsbeleg | 10 |
| Teilwertabschreibungen (Unterlagen) | 10 |
| Telefonkostennachweise (Buchungsgrundlage) | 10 |
| Testate | 10 |
| Transportschadenbelege | 6 |
| Überstundenlisten | 6 |
| Überweisungsbelege | 10 |
| Umbuchungsbelege | 10 |
| Umsatzsteuervergütungen | 10 |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 |
| Umwandlungsbilanzen | 10 |
| Urlaubslisten zur Rückstellungsberechnung | 10 |
| Urteile und Prozessakten | 6 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 |
| Verkaufsbücher | 10 |
| Vermögensverzeichnis | 10 |
| Verpfändungsnachweise | 10 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 |
| Versteigerungsbelege | 10 |
| Verträge (Buchungsunterlage) | 10 |
| Verträge (keine Buchungsunterlage) | 6 |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 |
| Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) | 10 |
| Wechsel (Buchungsgrundlage) | 10 |
| Wechselbuch | 10 |
| Wechselobligationen | 10 |
| Werbegeschenknachweise | 10 |
| Werkstattabrechnungen (Buchungsunterlagen) | 10 |
| Wertberichtigungen | 10 |
| Zahlungsanweisungen | 10 |
| Zinsabrechnungen (soweit Buchungsgrundlage) | 10 |
| Zinsrechnungen | 6 |
| Zollbelege | 6 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschaftswechsel) | 10 |
| Zwischenbilanz (bei Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 |